Vom Sprachmemo zum Kundenprotokoll

Servicemonteure sollen ihren Einsatz einfach einsprechen können – den Rest erledigt eine Kette aus Spracherkennung, KI und Workflow. Entworfen mit Kosten- und Datenschutzprüfung, bevor die erste Zeile Code entsteht.

Ausgangslage

Nach jedem Einsatz mussten Servicemonteure ein strukturiertes Protokoll für die Verrechnung von Hand erfassen – zeitraubend und fehleranfällig. Typisch waren Lücken bei Endzeit oder verbautem Material, die erst im Büro auffielen.

Lösung

• Einsprechen: Der Monteur spricht seinen Bericht direkt in einer App in Microsoft Teams ein.
• Transkription: Eine Cloud-Funktion wandelt die Sprache in Text um.
• KI-Extraktion: Ein Sprachmodell zieht Kunde, Auftrag, Zeiten und Material als strukturierte Felder heraus – auch schweizerdeutsche Zeitangaben wie «halb nüüni».
• Lückenerkennung: Fehlen Pflichtangaben, fragt das System gezielt im Teams-Chat nach, statt ein unvollständiges Protokoll zu erzeugen.
• Ausgabe: Das fertige Protokoll wird automatisch erstellt und ans Büro geschickt; die Weiterverarbeitung bis zur Rechnung im ERP ist vorgesehen.

Nicht nur Architektur

• Kosten: vorab für den realen Einsatz durchgerechnet – inklusive eines Lizenzfallstricks, der sonst erst im Betrieb aufgefallen wäre.
• Datenschutz: Die Kernkomponenten laufen in europäischen Rechenzentren. Wo ein Dienst ausserhalb der EU lief, ist das offen dokumentiert – mit einer europäischen Alternative.
• Ehrlicher Vergleich: Ein bereits bestehender anderer Lösungsansatz wurde nicht schlechtgeredet, sondern mit Aufwand, Lizenzen und Integrationstiefe nebeneinandergestellt.

Ergebnis

Ein umsetzungsreifes Konzept mit Architektur, Kostenrahmen und Datenschutzbewertung – als Entscheidungsgrundlage, bevor Geld in die Umsetzung fliesst.